COME SI SCRIVE UN’ EMAIL EFFICACE?

Nel mondo esistono oltre 4 miliardi di account email, praticamente uno ogni due abitanti del pianeta.

Dedichiamo il 28% del tempo lavorativo alla posta elettronica, che è il mezzo di comunicazione più utilizzato in azienda.

Il fatto di poter essere raggiungibili da tutti in modo semplice ha prodotto un flusso di comunicazione abnorme e la gratuità dell’email ha fomentato lo sviluppo dello spam.

Gran parte dei problemi lavorativi potrebbero essere evitati scrivendo meglio.

È raro trovare email scritte in modo lineare, sintetico ed efficace. Per lo più scriviamo troppi messaggi, spesso inutili, con approcci sbrigativi e toni talvolta inopportuni. Se a questo aggiungiamo che le email vengono lette durante gli impegni lavorativi tra una telefonata e una riunione è probabile che anche la soglia di attenzione del destinatario sia piuttosto bassa.

come si scrive un'email efficace

10 SUGGERIMENTI PER SCRIVERE UN’EMAIL EFFICACE:

  1. Scrivete solo se serve.
  1. Se avete intenzione di lamentarvi di qualcosa con un vostro collega fategli prima una telefonata per chiedergli chiarimenti. Mettere per iscritto una lamentela equivale a formalizzare un reclamo e farvi un nemico.
  1. Siate educati. State entrando nella vita di una persona, fatelo con rispetto.
  1. Se dovete scrivere un’email delicata chiaritevi le idee utilizzando uno schema per punti. Chiedetevi: “Cosa devo dire e in che ordine?”
  1. Siate brevi. Solo il 15% degli utenti legge un’ email per intero. Ricordatevi la regola delle tre C: Concisa, Cortese e Convincente.
  1. Scrivete l’oggetto della email. Deve essere chiaro, attraente e preciso. La precisione dell’ oggetto vi aiuterà a ritrovare l’email nei motori di ricerca della posta anche molto tempo dopo la scrittura.
  1. Non scrivete in stampatello, potreste facilmente finire nello spam.
  1. Staccate le righe quando concludete un argomento, vedere uno spazio bianco rende più stimolante la lettura.
  1. Se avete più cose da comunicare utilizzate un elenco numerato, aiuterà il vostro interlocutore a rispondervi punto per punto.
  1. Evitate fondi colorati con disegnini e ghirigori, l’email è uno strumento di lavoro!

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